Referentiesituatie en risicoallocatie

Interpretatie gronddata en het contract

Als het contract wordt gesloten onder het administratieve kader van de UAV-GC 2005 en de ter beschikking gestelde informatie wordt onderdeel van het contract, dan zijn afwijkingen in de realisatiefase verrekenbaar indien blijkt dat de door de aanbesteder (OG) ter beschikking gestelde gegevens onjuist zijn. Een inschrijver zal terughoudend zijn met het in zijn aanbieding incalculeren van de kans en gevolgen van afwijkende kwaliteit als risico’s bij hem zijn gealloceerd omdat hij zichzelf anders uit de markt prijst, zeker in geval de markt krap is voor de aanbieders.

Echter, de praktijk is dat ‘afwijkingen’ tot veel discussies en gedoe leiden. Opdrachtgever kan  concluderen dat opdrachtnemer ten tijde van de inschrijving de data verkeerd heeft geïnterpreteerd. De soms grote hoeveelheid beschikbaar gestelde data kan een oorzaak zijn. Dit pleit er voor om de uitgangssituatie (‘referentiesituatie’) meer expliciet vast te leggen en daarover een dialoog te voeren met de markt, voor en/of tijdens de aanbestedingsfase. Genoemde dialoog over de referentiesituatie kan ook leiden tot inbreng van marktkennis in het identificeren van risico’s, het zoeken naar een aanpak met beheersbare risico’s en eventueel het op transparante wijze  delen van risico’s. Het delen of alloceren van risico’s dient natuurlijk altijd zorgvuldig en ‘best for project’ plaats te vinden. Zie artikel Risicoallocaties .

De referentiesituatie kan alle grondgerelateerde issues/thema’s omvatten waarvan afwijkende kwaliteit of het ontbreken van voldoende gegevens een relevant risico is. Zie artikel Bodemthema’s

Het doel van deze risico-allocatie op ‘afwijkende kwaliteit’ of onvoldoende gegevens is hieronder toegelicht. Uitgangspunt daarbij is dat de ter beschikking gestelde informatie onderdeel wordt van het contract en dus uitgangspunt zal zijn bij de beoordeling van afwijkingen.

Doel van risico-allocatie (op basis van ‘baselines’) is het vergroten van het nut voor zowel ON als OG:

• voor een ON is sprake van winst als OG meer betaalt dan ON zelf aan kosten heeft. Een bij ON gealloceerd risico kan ON in zijn prijs verrekenen, als hij dit tegen lagere kosten (omdat hij slimme beheersmaatregelen heeft en daarmee een concurrentievoordeel) kan beheersen is sprake van winst. Bovendien heeft een inschrijver baat bij het vermijden van discussies met een ongewisse uitkomst m.b.t. de allocatie van een risico.
• voor OG is meerwaarde van risicoallocatie bij een ON als dit betekent dat ON zelf actief meer inspanning steekt in risicobeheersing, waardoor tijdrovende discussies over meerwerk beperkt blijven, het project geen vertraging oploopt omdat ON al anticipeert op mogelijke tegenvallers, etc..

Een verkeerde risicoallocatie heeft negatieve gevolgen voor winst en meerwaarde. Een goede risicoallocatie bevordert de gewenste sturing en heeft dus nut in termen van ‘best for project’.

In het verleden is voor het beschrijven van de referentiesituatie en het alloceren van het risico van afwijkingen een methodiek ontwikkeld die heeft geleid tot een zeer nuttige CUR-Aanbeveling 105 (Risicoverdeling-Geotechniek). Alhoewel die methodiek indertijd is ontwikkeld voor het omgaan met geotechnische risico’s (vandaar de naam) zien wij mogelijkheden hem ook toe te passen voor andere risico’s.

Relatie met andere ‘gereedschappen’

In het gereedschap ‘begeleidend document bodemdata’ adviseren wij om al voor de aanbestedingsfase in de vorm van een dialoog de markt te benaderen en af te tasten hoe groot zij  het risico op afwijkende kwaliteit inschatten. Dit kan leiden tot extra (risicogestuurd) onderzoek, en tot het (al dan niet gezamenlijk) vaststellen van een referentiesituatie (ook wel ‘baseline conditions’ genoemd) die voor inschrijvers uitgangspunt vormt voor de inschrijfsom en in de realisatiefase een duidelijk ijkpunt is voor de verrekening van afwijkingen zodat discussie hierover beperkt wordt.

De aldus vastgestelde referentiesituatie kan ook de basis vormen voor het concretiseren van risico-allocatie.  In het gereedschap ‘allocatie van risico’s op basis van een grondbalans’ is dit gedaan voor het risico ‘afwijkende milieuhygiënische kwaliteit’ door uitgaande van een inschatting van hoeveelheden per kwaliteitsklasse (in een tabel) marges aan te geven waarbinnen het risico ON is en waarbuiten risico OG [Zie Gereedschap G6- Allocatie van risico’s op basis van een grondbalans] (pdf, 439 kB)

Wanneer?

Als wordt gekozen voor het vastleggen van een referentiesituatie staat opdrachtgever hiervoor aan de lat. Hij beschikt over de data die hij ten behoeve van de aanbesteding aan inschrijvers ter beschikking zal stellen. In projecten met de nodige grondrisico’s zal hij overwegen een document op te stellen waarin hij duiding geeft aan de bodemdata. [Zie Gereedschap G3-Duiden van bodemdata] (pdf, 435 kB)

Uiteraard kan opdrachtgever al voor start aanbesteding via verschillende vormen de markt betrekken bij de duiding van data in termen van referentiesituatie. Ook kan hij met de markt aftasten welke risicoallocatie (risico op afwijkende kwaliteit) op transparante wijze en met in achtneming van zorgvuldigheideisen ‘best for project’ is en de markt stimuleert om haar best te doen in de beheersing van risico’s.

Opdrachtgever kan, met of zonder voorafgaande dialoog, de referentiesituatie beschrijven en een voorstel doen voor risicoallocatie en dit onderdeel maken van de aanbestedingsdocumenten en inschrijvers de gelegenheid geven hierop te reageren. Na overweging van die reacties kan de referentiesituatie en risicoallocatie definitief worden gemaakt. Uiteraard moet het speelveld voor alle inschrijvers gelijk blijven.

Voor- en nadelen

Het meer expliciet maken van de referentiesituatie heeft zowel voor- als nadelen.

Voordelen:

• Het brengt dialoog op gang en noodzaakt tot een kritische blik bij opdrachtgever en marktpartijen. Een houding van ‘de markt zoekt het wel uit’ volstaat niet meer.
• Het kan aanleiding zijn voor risicogestuurd onderzoek.
• Het kan bijdragen aan meer bewuste keuze van beheersmaatregelen, en kan daarmee het nut voor het project maximaliseren.
• In de realisatiefase minder discussies over de referentiesituatie.
• Meer duidelijkheid vooraf beperkt de mogelijkheden tot opportunistisch inschrijven.
• Inschrijver loopt minder ‘informatierisico’ daar belangrijke aannames al als referentie expliciet zijn gemaakt. Het doorworstelen van de berg data vergt ook minder inspanning.
• Het biedt inschrijvers een ‘level playing field’, in de zin dat speculatie over onzekere uitgangspunten m.b.t. bodemkwaliteit wordt beperkt want er worden heldere afspraken gemaakt over de uitgangssituatie.
• De referenties bieden een goed uitgangspunt voor risicoallocatie.

Nadelen:

• Het kan tijdrovend zijn en moet daarom alleen worden beperkt tot relevante items die relevante risico’s vormen.
• Inschrijvers zouden in een dialoog voor de aanbesteding, of in een aanbestedingsfase, hun kruit droog willen houden en niet concurrenten wijs willen maken door afwijkende baselines en risicoverdelingen voor te stellen.

Vaststellen referentie en risico-allocatie volgens de RV-G

Het alloceren van risico’s is ook uitgewerkt in de CUR-Aanbeveling 105 (RV-Geotechniek). Zoals eerder aangegeven zien wij mogelijkheden om de methodiek ook toe te passen voor andere dan geotechnische risico’s.

De basis is een beoordeling van het risico op ‘afwijkende kwaliteit’ (kans van optreden en gevolgen) op relevantie voor verschillende bodemthema’s (fysische kwaliteit, milieuhygiënische kwaliteit, etc.):

• Een projectspecifiek risico kan zijn ‘tegenvallende milieuhygiënische kwaliteit’ en daardoor beperktere hergebruiksmogelijkheden en/of toenemende reinigingskosten, dus hogere kosten in algemene zin.
• Het mechanisme dat ten grondslag ligt aan dit risico is het overschrijden van de grens waarboven sprake is van NT-kwaliteit (Niet-Toepasbaar). Wetgeving staat niet toe dat deze grond wordt toegepast. Als dat wel de bedoeling was dan is dit een echte tegenvaller. Het gaat dus om de vergelijking van gehaltes verontreinigende stoffen met vastgestelde grenswaardes.
• De maatgevende parameter kan zijn: hoeveelheid vrijkomende grond/baggerspecie met kwaliteit ‘Niet Toepasbaar’. Marktpartijen geven aan dat als afwijkingen leiden tot verschuivingen binnen de categorieën A en B bij baggerspecie, dit voor hen minder risicovol is.
• Ten behoeve van het vaststellen van een referentie wordt als grenswaarde op basis van ‘best guess’ een hoeveelheid van 10% van het vrijkomende materiaal als NT ingeschat.
• Nu kan worden beoordeeld wat het nut is (voor het project) van een risico-allocatie, uiteraard binnen de grenzen van zorgvuldigheid. OG kan voorstellen dat de risico’s als volgt worden gealloceerd (uiteraard kan de grenswaarde ook in een andere vorm worden gegoten):
• <10% NT dan winst/voordeel voor ON;
• tussen 10% en 20% NT dan risico ON;
• meer dan 20% NT dan risico OG.

Met deze risico-allocatie wordt het risico voor de markt begrensd en daarmee ook de noodzaak tot ‘opportunistisch inschrijven’. Nu is de referentiesituatie helder en geen grond voor discussies en voor iedereen gelijk. ON krijgt een te overzien risico maar ook kansen om met een goede aanpak (ontwerp, beheersmaatregelen) het risico zo te beperken dat de kans (op financieel voordeel) groter is dan het risico. Door een duidelijke referentie is daarover geen discussie mogelijk, wat gedoe in de realisatie beperkt. Als opdrachtnemer wordt geprikkeld tot risicobeheersing heeft dat wellicht ook voordelen voor circulariteit en duurzaamheid.

Ons advies

Wij adviseren OG om deze werkwijze van risicoverdeling goed te communiceren met de markt en op projectniveau samen met de markt tot een risicoverdeling te komen die evenwichtig is en de markt prikkelt tot het treffen van de gewenste beheersmaatregelen, en uiteraard voor iedere inschrijver identiek. Uitgangspunt is dat het nut (‘best for project’) wordt vergroot zonder dat een van beide partijen daar onredelijk nadeel van ondervindt.  Risico-allocatie bij ON moet ook daadwerkelijk kunnen leiden tot een betere sturing door ON. Voor een adequate risico-allocatie is deskundigheid bij beide partijen nodig, transparantie, en vertrouwen.

Het document waarin de risicoverdeling is beschreven wordt uiteraard onderdeel van het contract. In dat document moet ook worden vastgesteld hoe in de realisatiefase moet worden aangetoond dat de bodemgesteldheid (in de breedste zin van het woord) afwijkt van de baseline (met realistische/haalbare uitgangspunten).

Bodemissues, referenties en wijze van bepalen risicoallocatie

Voor verschillende projectspecifieke risico’s hebben wij de eerder beschreven werkwijze doorlopen. Het overzicht is slechts een eerste aanzet en zeker (nog) niet compleet.

Suggesties voor verdere verbetering/aanvulling zijn uiteraard welkom: info@mindergrondrisico.nl.

Algemene richtlijnen/adviezen:

• Gebruik daar waar mogelijk algemeen geaccepteerde parameters als ‘grenswaarde’ of als uitgangspunt daarvoor: voor grondwaterstand is dat bijvoorbeeld ‘de GHG’, of ‘ de GHG+0,10 m.
• Grenswaardes en de daarop gebaseerde risicoallocatie kan ook worden gebaseerd op de middelen die moeten worden ingezet om het gevolg van het risico op afwijkende kwaliteit te beperken. Bijvoorbeeld:
  • Uitgangspunt is dat kan grond kan worden ontgraven met voor het werk gebruikelijk materieel, als ander materieel nodig is dan is dit risico OG.
  • Ontwateren met betrekkelijk eenvoudige middelen (specificeren!) is risico ON, anders risico OG.
• Maatgevende parameters moeten specifiek zijn en gericht op de voorgenomen werkzaamheden. Onverwachte obstakels in de bodem kunnen bij de inzet van gangbaar materieel een probleem gaan vormen. Beschrijf dan de obstakelgrootte, vorm en materiaalsoort (een betonnen blok is iets anders dan een even grote boomwortel), en neem die als uitgangspunt.
• De risicoallocatie kan worden gebaseerd op statistiek: risico van afwijkende waardes binnen een bepaald waarschijnlijkheidsinterval (bovengrens en ondergrens) komen voor risico ON, grotere afwijkingen voor risico OG.
• Kies maatgevende parameters die ook gemakkelijk zijn vast te stellen, zoals laagdikte, diepte bovenkant van een bodemlaag, conusweerstand.
• Gebruik algemeen aanvaarde methodieken: bodemkwaliteit op basis van een volgens de norm uitgevoerd onderzoek.
• Beschrijf eveneens hoe moet worden aangetoond dat de feitelijke situatie afwijkt van hetgeen verwacht. Als de grenswaarde een conusweerstand is, schrijf dan voor hoe die moet worden vastgesteld.
• Grenswaardes zullen nooit in het gehele plangebied hetzelfde zijn omdat de bodem varieert. Grenswaardes kunnen ruimtelijk worden verdeeld langs 2D-(‘geotechnische’) profielen of zelfs in 3D variëren.

Meer informatie:

• CUR-Aanbeveling 105 (Risicoverdeling-Geotechniek (pdf, 3.9 MB)).