Risicoallocatie

Doel van risico-allocatie

Een doel kan zijn om tegen de laagste kosten het gewenste eindproduct te verkrijgen waarbij risico-allocatie een hulpmiddel is (RISMAN, 1999). Onder kosten worden ook maatschappelijke kosten verstaan. Een niet adequate risico-allocatie vergroot de kans op kosten- en tijdsoverschrijding.

Risico-allocatie dient gebaseerd te zijn op hetgeen uit oogpunt van sturing doelmatig is. Dit houdt in dat de verantwoordelijkheid komt te liggen bij de partij die het risico het beste kan beheersen: de kans van optreden, het gevolg of beide.

Risico-allocatie expliciteert de verantwoordelijkheid voor het beheersen van risico’s waarvan eerst misschien onduidelijk was wie ervoor verantwoordelijk was. Helder beschrijven waar risico’s worden gealloceerd, betekent dat inschrijvers het risico in hun prijs incalculeren en er niet van uit hoeven te gaan dat de kosten in de uitvoeringsfase via een meerwerkclaim kunnen worden verrekend. Opportunistische inschrijvers wordt het moeilijker gemaakt. Allocatie zal daarom ook bijdragen aan betere beheersing van risico’s vooraf. Bijvoorbeeld door een ontwerp te maken dat robuust is en niet bij iedere afwijking grote gevolgen heeft. [Robuuste plannen]

In de voorbereiding van een aanbesteding kan in een marktconsultatie het onderwerp aan de orde worden gesteld.  Opdrachtgevers kunnen bewust kiezen voor een laag risicoprofiel (alle risico’s bij opdrachtnemer leggen) of een hoog risicoprofiel (zelf veel risico’s dragen).

De kosten van het bij opdrachtnemers alloceren van risico’s zal in de aanneemsom opgenomen. Inschrijvers kunnen zich onderscheiden van concurrenten door risico’s tegen lagere kosten te beheersen. Dit kan opdrachtnemers stimuleren om te innoveren waardoor kennis op dit gebied wordt vergroot en faalkosten worden beperkt.

Delen en (ver-)delen

Volgens Wikipedia is risicodeling een vorm van risicobeheer waarbij kosten van de gevolgen van een risico worden gedeeld door meerdere partijen. Risico’s kunnen geheel bij een partij worden gelegd of via een sleutel worden verdeeld.

Limiteren op basis van maximalisatie gevolgen

Risico’s kunnen zo worden verdeeld dat het gevolg wordt gemaximaliseerd. Bijvoorbeeld in relatie tot wat draagbaar is voor een partij en/of in verhouding is tot de totale opdrachtsom.

Limiteren op basis van maatgevende risicoparameter

Risico’s kunnen op basis van maatgevende risicoparameters worden verdeeld. Er kan bijvoorbeeld worden afgesproken om het risico van afwijkende kwaliteit, die ertoe leidt dat baggerspecie niet klasse A of B is, maar Niet Toepasbaar blijkt te zijn, bij opdrachtgever te beleggen en afwijkingen tot en met klasse B bij opdrachtnemer. Dergelijke grenswaardes kunnen vooraf worden vastgesteld voor relevante effectbepalende parameters. Zie: [Begeleidend document bodemdata] [Allocatie van risico’s op basis van een grondbalans] [Risico-allocatie met voorbeelden]

Risico samen dragen en beheersen op basis van een risicopot.

Deze optie gaat uit van een voorziening in het contract waarin geregeld wordt dat beide contractpartners samen verantwoordelijk worden voor sommige risico’s. Dit houdt in dat zij risico’s samen dragen en gezamenlijk financiën reserveren. Een dergelijke regeling is vooral zinvol voor risico’s die gezamenlijk efficiënter kunnen worden beheerst in plaats van beheersing door een van de partijen.

Voor sommige risico’s geldt dat de ene partij de kans op het ontstaan van een risico kan beheersen, terwijl de andere partij het gevolg ervan kan beheersen. Rijkswaterstaat, een waterschap of provincie kunnen vaak beter het risico van het niet tijdig verkrijgen van vergunningen en toestemmingen beperken dan een marktpartij, terwijl opdrachtnemer de gevolgen ervan beter kan beperken. Een goede samenwerking op basis van risico’s delen kan helpen deze effectief te beheersen.

Regels

Ons advies is om bij besluiten over risico-allocatie het volgende in acht te nemen:

• Kijk of er een verdeling is geregeld in de contractuele voorwaarden.
• Hanteer het delen/verdelen van risico’s voor de 5 grootste risico’s. Deze zijn vaak bepalend voor 80% van het risicobedrag.
• Typische uitvoeringsrisico’s kunnen bij opdrachtnemers worden neergelegd. Denk hierbij aan logistiek, materieel, bestemmingen, personeel en de inzet van onderaannemers met bijbehorende risico’s. Benoem in het contract geen uitvoeringsrisico’s waarvan het logisch is dat deze bij opdrachtnemer liggen (zoals het risico dat de gewenste capaciteit voor grondverzet ontbreekt).
• Een risico dat door meerdere partijen wordt of kan worden beheerst, dient in enige verhouding te worden gedeeld (risk sharing).
• Bedenk hoe een rechtbank of Raad van Arbitrage uiteindelijk zal oordelen over gemaakte afspraken.
• Zoek een balans tussen de belangen van opdrachtgever (niet te veel tijdrovende discussies) en opdrachtnemer.
• Creëer draagvlak voor risicoallocatie bij beide partijen, ook wanneer een bepaalde risicoverdeling voor de hand ligt.
• Contractuele inbedding van de verdeling (juridische status toekennen) is noodzakelijk.
• Risico’s kunnen gemakkelijker bij opdrachtnemer worden gealloceerd als deze verplicht is de locatie te inspecteren voorafgaand aan het contract. Opdrachtnemer dient dan:
• Toegang te hebben gekregen tot de gronden.
• De bodem redelijkerwijs te hebben gezien en beoordeelt, metingen hebben kunnen uitvoeren in de beschikbare tijd. Hierbij rekening houdend met de bereikbaarheid van de locatie en de beschikbare middelen (kosten).
• De Gids Proportionaliteit stelt ten aanzien van risico-allocatie in Voorschrift 3.9 A: De aanbestedende dienst alloceert het risico bij de partij die het risico het best kan beheersen of beïnvloeden. Bij de risicoafweging dient de kans dat een risico zich voordoet en de gevolgen ervan te worden meegenomen. Het bij een inschrijver neerleggen van een niet/nauwelijks voorzienbaar risico dat zich slechts in uitzonderlijke gevallen voordoet en ook een risico dat de continuïteit van de leverancier kan/zal ondermijnen, is eerder disproportioneel dan een redelijkerwijs voorzienbaar risico met geringe of overzienbare effecten.

Daarnaast spelen bij risico-allocatie de volgende aspecten/overwegingen een rol.

Voorzienbaarheid-De kans dat een risico zich voordoet en mogelijkheden tot beïnvloeding

Een risico dient gealloceerd te worden bij de partij die het best in staat is het risico te voorzien. Als deze partij verantwoordelijk is voor het risico, zal hij gemotiveerd worden deze beter te beheersen en het risico zoveel mogelijk te reduceren:

• Voorziene risico’s: risico’s waarvan de kans van optreden en het gevolg bekend en bepaalbaar zijn. Het alloceren van deze risico’s zal niet ter discussie staan.
• Voorziene-onvoorziene’ risico’s: gebeurtenissen waarvan de kans van optreden bestaat, maar niet te verwachten zijn. Het gevolg van het risico kan duidelijk zijn, maar de kans van optreden is klein.
• Onvoorziene’ risico’s: Kans en gevolg zijn niet bekend en/of in te schatten (dus altijd bij opdrachtgever).

Welke partij kan de gevolgen het best beheersen / beïnvloeden?

Het risico behoort gealloceerd te worden door de partij die de gevolgen van een risico het best kan overzien beïnvloeden:

• Hierbij speelt bewegingsvrijheid een rol. Welke partij wordt bij de uitvoering van beheersmaatregelen het minst gehinderd? Bijvoorbeeld door de eigen organisatie.
• Kennis en/of ervaring speelt met betrekking tot het risico mee. Elke partij moet aangesproken worden op zijn specifieke kwaliteiten / kerncompetenties.
• Welke partij kan het beste het risico en de gevolgen voorzien en overzien? Welke partij beschikt over voldoende relevante informatie om risico’s in te kunnen schatten en effectieve beheersmaatregelen te formuleren?
• De partij die een beslissing neemt kan vaak de gevolgen ervan het beste inschatten en beperken. Bij geïntegreerde contractvormen neemt de uitvoerende partij, naast de uitvoering, ook een deel van het ontwerpwerk op zich. Het ontwerp is medebepalend voor de aard en omvang van risico’s in de uitvoering en opdrachtnemer kan met het ontwerp deels sturen op risico’s.

Welke partij kan de gevolgen/consequenties het beste dragen?

Kosten en financiële risico’s van risicoallocatie spelen een belangrijke rol:

• Een argument voor risico-allocatie kan zijn dat allocatie plaatsvindt bij de partij die ze tegen de laagste kosten kan dragen.
• Kosten moeten in verhouding staan tot de opdracht en redelijk zijn in relatie tot de omvang van het bedrijf. Een partij kan een risico slechts dragen als de schade het voortbestaan van de organisatie niet in de weg zit. Risico’s die het normale bedrijfsrisico van een opdrachtnemer te boven gaan, behoren niet bij hem te worden gealloceerd. Dit betekent in de praktijk vooral het aftoppen van gevolgschade door verzekeringen of het aansprakelijk stellen van de opdrachtnemer tot een zekere limiet.
• Een partij die een risico gealloceerd krijgt moet ook een betrouwbare financiële inschatting kunnen maken van de gevolgen van het risico.

Welke partij is het meest gemotiveerd om een risico te beheersen?

Een risico kan ook neergelegd worden bij de partij die er het meeste profijt van ondervindt. Indien een risico ook een kans kan betekenen kan het aantrekkelijk zijn het risico bij de betrokken partij (die er baat bij heeft de kans te benutten) te alloceren. Vrijkomende grond kan ook schoner blijken te zijn dan verwacht en voor opdrachtnemer meer toepassingsmogelijkheden bieden. Opdrachtnemers met slimme plannen kunnen een risico (dat ze in de aanneemsom kunnen incalculeren) misschien goed beheersen en zichzelf daarmee van een aanbesteding een goede uitgangspositie voorzien.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid?

Voor een aantal risico’s ligt het beheersen ervan gezien de maatschappelijke verantwoordelijkheid bij een bepaalde partij en behoort het tot haar kerntaken. Een voorbeeld is het risico van veranderende wet- en regelgeving. Het ligt meer voor de hand die bij een opdrachtgever te laten als die een overheid is, zeker als die meer dan anderen invloed kan uitoefenen op de toepassing van wet- en regelgeving.

Risico’s alloceren via de RV-GT

Er is een CUR-Richtlijn Risicoverdeling Geotechniek (RV-G) opgesteld, de CUR-richtlijn 105. De methodiek is gebaseerd op het stellen van grenzen aan de verantwoordelijkheid voor risico’s, afhankelijk van de mate waarin een maatgevende risicoparameter tijdens de realisatie blijkt af te wijken van de grenswaarde die op voorhand is vastgesteld voor die parameter. Deze methodiek is daarmee vooral geschikt voor het alloceren van het risico van afwijkende kwaliteit van grond.

Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het tijdig constateren van de afwijking en zal aanvullend onderzoek doen. Bij een rivierverruimingsmaatregel kan de chemische kwaliteit met het oog op herbruikbaarheid van vrijkomende grond een relevant risico zijn. De maatgevende parameter kan de hoeveelheid vrijkomend niet toepasbare (NT) baggerspecie zijn. Kosten van een project kunnen flink toenemen als deze hoeveelheid tegenvalt en grond niet kan worden toegepast in hetzelfde werk maar naar een depot moet worden afgevoerd tegen hoge kosten. Daarnaast moet er ook geschikte grond van elders moet worden aangevoerd. Als opdrachtnemer op afgesproken wijze kan aantonen dat de hoeveelheid NT-grond aantoonbaar tegenvalt, dan is opdrachtgever verantwoordelijk voor tijd- en geldconsequenties.

Als risico’s worden gealloceerd door grenswaardes te benoemen, moet specifiek worden gemaakt waar het precies om gaat:

• Gaat het om puindeeltjes die de herbruikbaarheid van vrijkomende grond bepalen?
• Gaat het om puin (of obstakels) die de mogelijkheid tot ontgraven met bepaald materieel bemoeilijkt?

• Gaat het om puin die de draagkracht van bodem beïnvloedt?

Uniforme of niet-uniforme risico-allocatie

Opdrachtgevers zullen op basis van een risicoregister, eigen inschatting, en met gebruikmaking van de in dit document gegeven regels en tips een risicoverdeling voorstellen. Er zijn hierna twee mogelijke wegen:

• voor iedereen gelijke risico-allocatie.
• niet uniforme risico-allocatie.

Alle inschrijvers dezelfde risico allocatie

Risico’s worden gealloceerd conform het risicodossier, dit wordt contractueel vastgelegd. Bij de risico-allocatie kan rekening gehouden worden met wensen van inschrijvers (geuit bij de inlichtingen), maar uiteindelijk is de allocatie voor alle inschrijvers gelijk en zijn inschrijvers verplicht gealloceerde risico’s (inclusief kosten voor beheersmaatregelen en beheersing van het restrisico) op te nemen in hun inschrijvingssom.

Niet-uniforme risico-allocatie

Het is mogelijk om inschrijvers aan te bieden om bepaalde risico’s wel of niet over te nemen als dit meerwaarde heeft voor de aanbesteder. Het is gunstig voor opdrachtgever als opdrachtnemer risico’s wil overnemen indien deze in staat is de risico’s goed en tegen lagere kosten te beheersen. Een opdrachtnemer kan zijn concurrentiepositie ten opzichte van een andere inschrijver verbeteren als hij door kennis en ervaring risico’s tegen lagere kosten kan beheersen dan zijn concurrenten. Toepassen van deze variant kan leiden tot meer innovatie en inzet op het gebied van risicobeheersing.

Als inschrijvers risico’s overnemen zal dat tot een hogere aanneemsom leiden, maar de totale projectkosten (waarbij inbegrepen opdrachtgeverskosten) nemen af. Opdrachtgever zal van tevoren moeten bepalen wat het hem waard is als inschrijvers specifieke risico’s overnemen zodat een eerlijke vergelijking van aanbiedingen mogelijk is.

Meer informatie

• Begeleidend document bodemdata Gereedschap G3- Duiden van bodemdata- (pdf, 435 kB)
• Allocatie van risico’s op basis van een grondbalans Gereedschap G6-Risicoverdeling (pdf, 439 kB)
• Risico-allocatie met voorbeelden
• Risicoverdeling in de geotechniek (externe pagina)