Voorschriften Beheersmaatregelen

Eisen vanuit Opdrachtgevers

Opdrachtgevers verwachten van opdrachtnemers dat zij de verantwoordelijkheid nemen voor het borgen van kwaliteit in haar werkprocessen. Het managen van grondgerelateerde risico’s is onderdeel hiervan. Opdrachtgevers bieden opdrachtnemers de ruimte om de processen zo in te richten dat zij die verantwoordelijkheid waarmaken.

Opdrachtgevers stellen daarom doorgaans minder eisen aan de inhoud van de processen van opdrachtnemers en er worden zo min mogelijk concrete producten gevraagd. Er wordt wel aan de opdrachtnemer gevraagd zijn werkprocessen te beschrijven. Een opdrachtnemer bepaalt zelf welke processen, die noodzakelijk zijn voor het realiseren van het werk, omschreven dienen te worden.

Bepaalde werkzaamheden acht een opdrachtgever echter zodanig van belang dat aan die werkzaamheden eisen kunnen worden gesteld. Bijvoorbeeld als de grondgerelateerde risico’s als (erg) hoog worden ingeschat. Deze eisen worden vastgelegd in een ‘vraagspecificatie proces’, als onderdeel van de vraagspecificatie. Rijkswaterstaat heeft hiervoor een ‘model vraagspecificatie proces D&C’ opgesteld.

Kwaliteitsmanagement

Naast algemene eisen aan het kwaliteitsmanagement van een opdrachtnemer bevat deze model-vraagspecificatie eisen die bijdragen aan het beheersen van grondgerelateerde risico’s. Specifiek op dit onderwerp gerichte items zijn:

1. Het opstellen van een projectmanagementplan, waarvan het risicobeheersplan onderdeel zou moeten uitmaken als er sprake is van relevante grondgerelateerde risico’s (paragraaf 2.1).
2. Eisen die worden gesteld aan het toepassen van kwaliteitsmanagement (paragraaf 2.2). Risicomanagement, met de focus op het risicoregister (paragraaf 3.4).
3. Wijze waarop een opdrachtnemer moet omgaan met bodemissues als: kabels & leidingen (4.2), archeologische waarden (4.6), NGE (4.7), vrijkomende materialen (5.2.3) zoals grond en baggerspecie, controle op winning bodemmateriaal (5.2.6) en omgang gegevens ondergrond (5.8).

De eisen worden zoveel mogelijk functioneel opgeschreven om een opdrachtnemer niet te verplichten hoe hij dit moet doen. Voorschrijven hoe iets gedaan dient te worden is in strijd met deze filosofie en alleen aan de orde als het gaat om echt grote risico’s.

Duidelijke of minder specificeerbare beheersmaatregelen

Beheersmaatregelen die voor projecten met aanmerkelijke grondrisico’s relevant zijn, kunnen in twee categorieën worden verdeeld:

• Beheersmaatregelen zijn noodzakelijk, bekend en kunnen goed worden omschreven. Ze worden in de vraagspecificatie opgenomen. We noemen dit ‘musthaves’.
• Beheersmaatregelen treffen is belangrijk, maar een opdrachtgever kan ze onvoldoende omschrijven/specificeren. Marktpartijen worden via beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) gevraagd zich hierop te onderscheiden van concurrenten. Beheersmaatregelen bieden meerwaarde ten opzichte van de minimaal noodzakelijke prestatie (vastgelegd in contracteis) waaraan opdrachtnemer moet voldoen.

'Must haves'

Hieronder volgt een overzicht van beheersmaatregelen die in projecten met de focus op relevante grondrisico’s zonder meer noodzakelijk zijn:

• Effectief grondstromenregistratiesysteem.
• Een doelmatig systeem waarmee bodemgerelateerde data worden vastgelegd en te raadplegen zijn, ook door de opdrachtgever. Dit kan een geografisch informatiesysteem of een Building Information Modelling (BIM)-procedure zijn, waarbij data gebonden zijn aan coördinaten en/of objecten.
• Werkorganisatiestructuur waarin het onderhouden van een goede samenwerking een regelmatig terugkerend onderwerp is.
• Vakmanschap en specifieke bodemkennis en beschikbaarheid (eigen personeel of onderaannemer) van relevante kennis indien van toepassing op het gebied van archeologie, NGE en ARBO veiligheid. Dit in combinatie met effectief kennismanagement zodat van in het project opgedane ervaringen wordt geleerd en opgedane kennis kan worden ingezet.
• Op samenwerking gerichte competenties. Samenwerkingsassessments kunnen onderdeel van een aanbesteding zijn, met een verplichting om minimaal een zekere score te behalen. Uiteraard is dit een competentie die altijd waardevol is. In projecten met grote grondgerelateerde risico’s is het een must.
• Risicodossier op basis van gewenste specificatie, koppeling met (grond-)risicogestuurd toetsen (op alle 3 niveaus), en beheersmaatregelen vertaald naar concrete werkinstructies (bijvoorbeeld in de vorm van een draaiboek voor enkele meest relevante risicoscenario’s).
• Grondstromenplan en -visie, waarbij een gedetailleerde specificatie van vrijkomende materialen met kwaliteiten, bestemmingen en interventies in geval van in de uitvoering geconstateerde afwijkingen. [Grondstromenvisie]
• Effectieve planning met aandacht voor:
  1. Uitvoeren van (risico-)gestuurd onderzoek direct na gunning. [Risicogestuurd onderzoek]
  2. Afstemming met bevoegde gezagen ten behoeve van melding toepassen grond en alle andere handelingen waarop het Besluit bodemkwaliteit en andere relevante wetgeving van toepassing is.
  3. Melding bij constatering van afwijkende kwaliteit, inclusief consequenties voor het project en oplossingen.
  4. Risicogestuurd toetsen.
  5. Grondverzet met ruimte in de planning voor interventies.
• Veiligheidskundigen in dienst en aantoonbaar op relevante momenten op het werk.
• Continuïteit in deskundig personeel (van plan naar uitvoering en in uitvoeringsfase), vervanging personeel alleen na goedkeuring opdrachtgever, medewerkers houden logboek bij dat ter beschikking blijft. Dit betekent ook dat eisen met betrekking tot deskundigheid concreet moeten worden gespecificeerd en toetsbaar zijn.
• Periodiek en structureel overleg met bevoegd gezag, eventueel gezamenlijk met opdrachtgever, goede en concrete/transparante verslaglegging van afspraken.
• Het faciliteren van mogelijkheden om aan de situatie aangepaste civieltechnische en/of milieuhygiënische eisen toe te kennen, te gebruiken.