Stap 22 - Afstemming gunningsbeslissing

Fase 1 - plan
Fase 2 - voorbereiding
Fase 3 - aanbesteding
Fase 4 - afstemming
Fase 5 - uitvoering
Fase 6 - oplevering
Fase 7 - beheer

Voordat een aanbestedende dienst overgaat tot de gunningsbeslissing, is het verstandig om het plan met de inschrijver te bespreken. In de BVP-aanbestedingsvorm heet dit de 'concretiseringsfase', maar ook bij een niet-BPV-werkwijze op basis van BPKV kan een tussenstap, waarin wordt beoordeeld of de aanbieding 'houdbaar' is, wenselijk zijn. Het ARW 2016 voorziet hierin, in de vorm van 'verduidelijking van de inschrijving'.

Het gaat hier wel om een 'verduidelijking' van de inschrijving, waarbij gekeken wordt of de aanbieding waargemaakt kan worden. De inschrijving mag niet leiden tot een aanmerkelijke aanpassing van de scope en de contractvoorwaarden. Het is van groot belang dat opdrachtgever en inschrijver transparant zijn over de eisen, contract en inschrijving. Als de aanbestedende dienst door het gesprek met een inschrijver tot de conclusie komt dat de scope wezenlijk dient te worden aangepast, worden afgevallen inschrijvers opnieuw betrokken. Zie artikel 2.163 van de Aanbestedingswet. [De aanbestedingswet]

Onderwerpen die bij de verduidelijking aan bod kunnen komen:

Risicoregister en risicobeheersplan: interpretatie van de risico's en beheersmaatregelen. Indien deze niet goed geïnterpreteerd zijn, wordt gekeken hoe deze concreter gemaakt kunnen worden en indien nodig, beter toetsbaar, waarbij afspraken gemaakt worden over verificatie. [Risicoregister]
Hoe kan opdrachtgever de voorgenomen opdrachtnemer ondersteunen bij het beheersen van de risico's?
Grondstromenplan en uitvoeringsplan: de inschrijver kan een toelichting geven op eventuele bestemmingen van vrijkomende grond of hergebruiksmogelijkheden in het project. De aanbestedende dienst kan vragen stellen over het realiteitsgehalte. [Grondstromenplan en uitvoeringsvisie]