Stap 12 - Risicogestuurd onderzoek

Fase 1 - plan
Fase 2 - voorbereiding
Fase 3 - aanbesteding
Fase 4 - afstemming
Fase 5 - uitvoering
Fase 6 - oplevering
Fase 7 - beheer

Wij adviseren om, voor de aanbesteding, nog een (voorlopig) risicogestuurd onderzoek uit te voeren om de bodemdata op het gewenste peil te brengen. 
Aanleiding hiervoor kunnen het risicodossier,  de marktconsultatie en de wensen van de markt of opdrachtgever zijn om risico's zover mogelijk te beperken dat inschrijvers de risico's goed kunnen inschatten.

Op dit moment is reflectie op 'juistheid en volledigheid' van de informatie op zijn plaats. Daarbij speelt het volgende een rol:

Juistheid

• Opdrachtgever is (volgens de UAV-GC) verantwoordelijk voor de juistheid van data. Bij twijfel zijn er drie opties:

1. Opdrachtgever maakt de twijfel expliciet in het document dat de bodemdata in de tender begeleidt.
2. Opdrachtgever voert zelf onderzoek uit om de twijfel weg te nemen.
3. Opdrachtgever stelt informatie niet ter beschikking. Het is een veelgehoord misverstand dat een opdrachtgever/aanbestedende dienst verplicht is om in de aanbestedingsfase alle beschikbare informatie te verstrekken. Juridisch gezien bestaat deze verplichting niet. Gevolg hiervan is dat inschrijvers mogelijk niet in staat zijn een verantwoorde (reële) inschrijving te doen. Dit heeft vaak niet de voorkeur van de opdrachtgever.

• Opdrachtnemer is (volgens de UAV-GC) verantwoordelijk voor volledigheid van bodemdata en dient zijn ontwerp en uitvoering zelf te baseren op voldoende data. Aanvullend onderzoek door de opdrachtnemer is bij UAV-GC contracten vrijwel altijd nodig. Echter, het is absoluut onwenselijk om een groot risico te creëren door onvolledige informatie aan te leveren. Wij adviseren om altijd volledig te zijn in de informatieverstrekking, zodat inschrijvers risico's in voldoende mate kunnen overzien.

Volledigheid

Voorafgaand aan en tijdens de aanbestedingsfase is de opdrachtnemer nog niet bekend. De opdrachtgever dient zelf een inschatting te maken van de 'volledigheid' van de informatie. Hiermee voorkomt/beperkt de opdrachtgever:

• Grote hoeveelheid vragen van inschrijvers over ontbrekende gegevens.
• Tijdsverlies gedurende de aanbesteding, omdat inschrijvers voldoende argumenten hebben om alsnog een risicogestuurd onderzoek uit te laten voeren.
• Een onvolledig risicobeheerplan en onjuiste toezeggingen van inschrijvers.
• Verkeerde aannames van inschrijvers en een grotere kans op afwijkingen in de uitvoeringsfase. Hierbij kunnen vervelende gevolgen,  als kostenoverschrijdingen en tijdsverlies, optreden en daarmee samenhangende druk op de samenwerking en administratieve lasten.

Begeleidend document

Juistheid en volledigheid van bodemdata komt ook aan de orde in het document dat bodemdata in de aanbesteding begeleidt. De resultaten van het risicogestuurde onderzoek worden aan het dossier toegevoegd en in genoemde document vermeld.